Lead time: perché è meglio ridurlo?

Il lead time è il tempo in cui l’azienda riesce a soddisfare la richiesta di un cliente. Ridurre il lead time significa puntare a un valore sempre più distintivo. La concorrenzialità di un prodotto non è più legata solo a fattori qualitativi inerenti il prodotto, ma coinvolge sempre più servizi correlati al prodotto tra cui appunto il lead time, il tempo che intercorre tra la domanda e la consegna da parte del supplier.

Cosa incide sul lead time (e sulla qualità di servizio legato al prodotto)

Perché su prodotti identici i tempi di consegna variano da fornitore a fornitore?
È chiaro che ci sono fattori che influenzano direttamente la tempistica di consegna di un bene, e permettono a un fornitore di arrivare prima di un altro. In tutti i sensi, perché a parità di prodotto vincerà il fornitore che riuscirà a rispondere alla domanda del cliente nel minor tempo possibile.

Quali sono, nelle varie casistiche, i problemi più frequenti che incidono sul lead time?

procedure interne non ottimizzate
lead time relativi ai materiali
modalità di pianificazione della produzione
non conformità di prodotto
mancanze di materiali in magazzino
rottura di stock

Problemi frequenti, soluzioni differenzianti

In generale i tempi di risposta alla richiesta di un cliente sottostanno a una serie di variabili che incidono sui piani di un’azienda.
Il lead time si può calcolare, analizzando con maggiore precisione gli storici di ordini e consegne, per fare in modo di essere pronti a fronteggiare le anomalie che potrebbero sopraggiungere. E, con le giuste misure, fare in modo che non ricadano sul tempo di consegna di un bene al cliente finale.

Ridurre il lead time: perché è importante?

Cosa si aspetta un cliente da un fornitore?
Che consegni una certa quantità di prodotti, in un luogo convenuto, in tempi definiti, meglio se brevi. Tre funzioni in cui la logistica risulta pienamente coinvolta, con l’obiettivo di offrire una risposta soddisfacente al customer lead time ovvero alle condizioni richieste dal cliente.

Il lead time è una dimensione composta da alcuni aspetti del processo: la previsione della domanda, il controllo dello stock e il livello del servizio. Quando risultano ottimizzati, questi fattori sono in grado di apportare i seguenti benefici:

prevedere variazioni qualitative e quantitative della domanda
generare meno scorte e gestire lo stock in maniera più vantaggiosa
dinamicità e adattabilità della logistica, semplificazione dei processi

Per riassumere: se il lead time si riduce, le attività di previsione della domanda diventano più accurate, così come la gestione dello stock che renderà più rapide le attività di consegna. Inoltre sarà più facile, attraverso lo studio del tempo di consegna, individuare e sanare inefficienze nei processi logistici.

Lead time significato

Con lead time ci si riferisce al periodo che intercorre tra l’inizio di un processo e il suo compimento. In base al contesto a cui si fa riferimento, l’espressione lead time (LT) ha significati diversi:

Material LT (o procurement LT): tempo di approvvigionamento, ovvero il tempo che passa tra l’ordine e la ricezione dei materiali necessari alla produzione
Production LT: il tempo che passa da quando le materie prime arrivano in azienda a quando il prodotto è realizzato nella sua versione finale
Cumulative LT: il tempo che intercorre tra l’approvvigionamento e l’assemblaggio di tutte le parti che costituiscono il prodotto finito.
Customer LT: i giorni che intercorrono tra il momento in cui il cliente effettua un ordine o effettua un acquisto completo di transazione, e quando riceve il prodotto.
Delivery LT: il momento che intercorre da quando un ordine viene effettuato a quando la merce ordinata viene consegnata. Quest’ultima è una metrica di grande utilità nella gestione logistica e dell’inventario, e nelle operazioni di supply chain management.

In generale, con lead time ci si riferisce al tempo di risposta o di attraversamento: al tempo in cui un’azienda riesce a soddisfare la richiesta del cliente.
Più l’intervallo dall’avvio del processo alla sua conclusione è breve, maggiore sarà il tasso di soddisfazione dei clienti. Sulla customer satisfaction incide infatti tanto la qualità del prodotto quanto la velocità e la certezza dei tempi di risposta dell’azienda da cui il cliente ha scelto di acquistare.

Come si calcola il tempo di attraversamento?

Per avere un quadro veloce del lead time è sufficiente sottrarre la data dell’ordine alla data di consegna.
Così facendo si avrà come risultato il tempo di risposta in giorni, che è la somma dei lead time delle varie fasi della supply chain.
Il risultato è dunque la somma dei tempi necessari

all’acquisto di materiale
al tempo di produzione
alla consegna del prodotto finito

Dal momento in cui l’azienda riceve l’ordine al momento in cui il prodotto viene consegnato sono molte le variabili che influiscono sul tempo di attraversamento. Fattori interni e perciò controllabili come l’errore umano o previsioni errate, e fattori esterni che non rientrano nel diretto controllo aziendale come scarsità di materie prime o fenomeni ambientali.

L’analisi accurata del lead time prevede un confronto con parametri di riferimento (benchmark) che permette all’azienda di evidenziare inefficienze e trovare soluzioni per ridurle o eliminarle, apportando miglioramenti ai vari processi.
È necessario giocare di anticipo e richiede competenze specializzate in ambito logistico.

Processi diversi, tempi diversi

In realtà non esiste una formula univoca, in quanto il lead time descrive un arco temporale complessivo che include diversi processi aziendali (si può parlare di lead time di produzione e di lead time di attraversamento, per esempio), che in maniera concertata lavorano per portare a compimento la fornitura di una merce a un cliente che ne ha fatto richiesta.

Nella fase di produzione, per esempio, si individuano diverse categorie di tempi:

Coda: tempo che serve a un macchinario per liberarsi e intraprendere un nuovo ciclo di produzione
Set up: i tempi necessari a preparare la macchina affinché esegua una determinata lavorazione
Fermo: corrisponde ai tempi in cui la macchina non è produttiva
Attesa: tempi in cui la macchina interrompe la produzione tra una fase e l’altra, come tempi di raffreddamento, di asciugatura etc…
Movimentazione e trasporto: il tempo di spostamento di materie prime e prodotti nell’area di produzione
Pre-produzione: tempi di approvvigionamento e rifornimento dei materiali
Post- produzione: tempi di smistamento e di spedizioni
Ritardi: in negativo quindi bisogna tener conto anche del supply delay (ritardo nella fornitura) e reordering delay (ritardi nel riordino)

Nessuna azienda si augura di avere un accumulo di prodotti o fasi in cui il prodotto scarseggia. Ma sono situazioni purtroppo frequenti che vanno a incidere sui costi e sull’efficienza che viene percepita all’esterno. Le attività di controllo e di ottimizzazione del lead time riguardano direttamente anche le attività di gestione del magazzino e dell’inventario.

Aziende diverse, diversi lead time

È chiaro che per aziende che operano in diversi settori, il calcolo del tempo di attraversamento verrà calcolato su parametri diversi.
Una azienda di commercio al dettaglio, per esempio, non avrà necessità di calcolare il tempo di produzione perché non rientra tra i propri processi di generazione del valore. Il controllo del lead time si concentrerà dunque su tempo di approvvigionamento e tempo di spedizione.

Diverso sarà il caso di una azienda manifatturiera, che per calcolare il proprio tempo di risposta dovrà effettuare un calcolo complessivo di tempi di approvvigionamento, tempi di produzione e tempi di spedizione.

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Le aziende che si sono affidate a noi hanno potuto constatare un’ottimizzazione del lead time di evasione ordini del 30%.
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